• Riccardo

La Struttura Organizzativa

- Individuazione degli obiettivi da raggiungere

- Determinazione delle funzioni per conseguire gli obiettivi e valutazione in termini di unità lavorative da impiegare.

- Creazione di ruoli omogenei da assegnare alle persone e specificazione per iscritto delle responsabilità, dei poteri e delle linee di influenza

- Definizione delle procedure operative

Creazione di un sistema informativo efficiente


Introduzione

Il modo in cui un’azienda è organizzata contribuisce in modo rilevante a determinare quanto essa sia efficace ed efficiente, oltre a indicare la propria capacità di innovarsi costantemente e/o di adattarsi a eventuali cambiamenti esterni (la c.d. “flessibilità”). Nell’unitario sistema aziendale si riconoscono diversi sub-sistemi correlati tra loro: un sistema di beni “capitale o patrimonio”, un sistema di operazioni “gestione“, un sistema di misurazione dei fatti di gestione “Rilevazione” e un sistema di persone “organizzazione”.


Quest’ultimo sistema è costituito da un insieme coordinato di individui che opera sia all’interno che all’esterno nell’azienda ed è specializzato nello svolgimento di determinati compiti.

Al riguardo, è incisivo quanto espresso daP.Ferrero: “L’uomo agisce in modo sistematico e organizzato sull’elemento materiale (capitale monetario e mezzi di produzione) compiendo un complesso di operazioni per realizzare la produzione in senso economico e soddisfare i bisogni dei diversi soggetti interessati”.


Il coordinamento e, quindi, il funzionamento dei vari #organi non è realizzabile in modo automatico all’interno del sistema aziendale; la soluzione a questa incertezza può essere realizzata “mediante la creazione della #struttura #organizzativa, la specificazione degli #obiettivi, l’introduzione di norme di funzionamento, la costituzione di un efficiente sistema informativo e l’adozione di incentivi capaci di stimolare le persone ad agire nell’interesse dell’organizzazione”[1].

Nei settori economici caratterizzati da notevole dinamismo e dall’impiego di tecnologie complesse, il comportamento degli organi aziendali non può essere interpretato limitando l’analisi ai meccanismi di mercato, bensì è necessario accompagnare questi studi con degli approfondimenti sui rapporti e sulle relazioni interne all’organizzazione, esaminando il processo di formazione delle decisioni e le strutture organizzative, informative e motivazionali da cui tali decisioni promanano.

Nelle aziende moderne il potere decisorio è diviso tra più centri deliberativi, opportunamente dislocati nella struttura organizzativa. Ogni centro comporta la presenza e la responsabilità di persone che posseggono competenze specializzate per analizzare l’ambiente e per adattare alle variazioni di quest’ultimo la condotta del sistema aziendale.

Per far si che le fasi del processo deliberativo funzionino correttamente è indispensabile che i vari organi/centri che sono coinvolti per la risoluzione agiscano in senso cooperativo e che provvedano a trasmettere le informazioni in maniera corretta e precisa, dai centri di raccolta e di elaborazione, ai centri decisionali.

Affinché il comportamento dell’impresa risulti razionale è necessario realizzare il #team-work”.Ovvero, la creazione di un gruppo di persone che operi in maniera coordinata e che mantenga gli interessi della complessiva organizzazione come priorità. “E’ questo un compito molto delicato e difficile in quanto la personalità umana non è generalmente docile e passiva e non è agevolmente prevedibile e plasmabile”[2].

Come osservano #Bakke e #Argyris “le persone hanno bisogni da gratificare ed obiettivi da raggiungere, che spesso sono in contrasto con le finalità organizzative”, il sistema motivazionale che li caratterizza è alquanto variabile con il passare del tempo. I membri dell’organizzazione interpretano in modo differente la natura e tendenza dei fenomeni ambientali che condizionano la gestione e da questo discende una mancanza di coordinamento tra le decisioni prese.

Inoltre, alcuni centri deliberativi hanno conoscenze specializzate di tipo “esclusivo” e il loro potere decisionale è molto ampio, di conseguenza il comportamento non è del tutto controllabile dai rispettivi superiori.

Pertanto, le organizzazioni produttive hanno una forte tendenza all’entropia positiva, infatti, “la propensione al disordine, alla disgregazione della struttura formale e alla sostituzione degli obiettivi organizzativi con quelli personali aumenta progressivamente con la crescita dimensionale dell’impresa, con lo sviluppo della scienza e della tecnologia e a mano a mano che i mercati di approvvigionamento di sbocco dei capitali, del lavoro e l’azione degli enti istituzionali divengono più dinamici e meno prevedibili”[3]

Un buon #governo d’#impresaVertice aziendale” è quello che punta a risolvere questa situazione, tentando di limitare la tendenza al disordine e, nei casi più difficili, inserendo un insieme di provvedimenti amministrativo-organizzativi. In particolare, rendendo efficace e corretta la base dei dati informativi e cercando di creare un contesto organizzativo interno il più possibile ordinato e stabile, per avere un armonizzazione delle decisioni e degli atti dei vari organi affinché siano compatibili e funzionali agli obiettivi generali dell’impresa.

In conclusione, si può affermare che le capacità organizzative, se coerenti alle strategie pianificate, rappresentano la combinazione di processi, mezzi, tecnologie e capacità umane che differenziano l’impresa e permette di ottenere un vantaggio competitivo di lungo periodo.



Capitolo 1

Struttura organizzativa.

Definire la #Struttura #organizzativa dell’azienda significa decidere la distribuzione del lavoro tra gli organi, specificandone funzioni, compiti e chiarendo le relazioni che tra gli stessi devono essere instaurate.

La struttura organizzativa è il complesso dei ruoli, delle linee di influenza e del sistema informativo che tramite la rappresentazione grafica del relativo organigramma viene esplicitata in modo sintetico.

I manager, accompagnati da eventuali specialisti interni o esterni, selezionano e gestiscono le dimensioni e le componenti dell’organizzazione, pervenendo così alla realizzazione di un adeguato assetto organizzativo, in modo da conferire ordine e controllo alle attività per il raggiungimento degli obiettivi e per la realizzazione della strategia aziendale.

Specializzazione e coordinamento sono i due criteri principali su cui si basa la struttura organizzativa e sono ottenuti mediante la progettazione organizzativa, ovvero un processo finalizzato a migliorare la capacità dell’azienda in termini di efficienza efficacia ed equità che si svolge in condizioni di razionalità limitata, a causa dell’incompleta conoscenza delle alternative di azione e della frammentarietà delle informazioni e del loro relativo costo.

Di seguito vengono indicate le varie fasi della progettazione organizzativa in questione.


1.1. Individuazione degli obiettivi da raggiungere.

L’individuazione degli obiettivi da raggiungere sono necessari per guidare, controllare e armonizzare la condotta generale e dei singoli centri organizzativi dell’azienda in riferimento a certi lassi temporali (obiettivi di breve, medio o lungo termine).

L’organo che detiene il governo aziendale si adopera a specificare i citati obiettivi che possono essere decisi in base allo stile di direzione adottato, esclusivamente dagli organi di vertice o mediante una o più o meno ampia partecipazione degli organi di livello gerarchico inferiore.

Gli obiettivi e, quindi, i risultati che bisognerà conseguire saranno misurati sul piano competitivo, come ad esempio il miglioramento della qualità dei processi, ma soprattutto verranno misurati sulla base di parametri economici come la riduzione dei costi del lavoro o dei costi di struttura.

(a titolo di esempio, l’obiettivo più comune da ricercare è il profitto dell’imprenditore, degli azionisti o anche la soddisfazione dei bisogni del consumatore).

Obiettivo 1

Obiettivo 2

Obiettivo 3

Obiettivo 4


1.2.Determinazione delle funzioni per conseguire gli obiettivi e valutazione in termini di unità lavorative da impiegare.

Ad ogni obiettivo viene associata una funzione che a sua volta è in correlazione con le altre unità organizzative.

Per fare ciò è, quindi, molto importante l’individuazione e la selezione di persone con competenze specifiche richieste dai ruoli e, inoltre, dovranno essere educate ad una “cultura aziendale”, ovvero, che sappiano conformare la propria condotta a quella aziendale (principio dell’adattamento).

Successivamente, riguardo ai dipendenti, diventa fondamentale l’azione dell’addestramento che si divide in una formazione tecnica finalizzata a saper rispondere alle richieste del ruolo organizzativo (dimensione tecnica) e momenti di stimolazione e coinvolgimento dei dipendenti al fine di identificarsi con l’azienda (dimensione motivazionale).


DIREZIONE

Funzione A: Funzione B: Funzione C: Funzione D:

(Produzione) (Commerciale) (Finanza) ( R & S)

1.3. Creazione di ruoli omogenei da assegnare alle personeespecificazione per iscritto delle responsabilità,dei poterie delle linee di influenza .

Il ruolo è il comportamento che il corpo sociale si attende da una persona che ricopre una certa posizione organizzativa. E’ importante per le imprese misurare e valutare le capacità delle componenti fisiche presenti in una funzione/unità organizzativa, ma mentre per le risorse tecniche risulta più facile, più complicato risulta valutare la preparazione e/o il contributo dei dipendenti, ovvero le risorse umane.

Per ogni ruolo viene creato un mansionario apposito che specifica analiticamente i vari compiti, le responsabilità, i poteri e i rapporti tra i vari ruoli.

Un compito generalmente è formato da tante attività elementari, mentre la mansione è l’insieme aggregato di compiti assegnati in modo stabile. Si possono avere a loro volta mansioni “povere” caratterizzate dalla ripetitività e da una bassa autonomia decisionale e bassa contribuzione, mentre le mansioni “ricche” sono, in genere, più motivazionali per il lavoratore e possono conferire poteri di autonomia, programmazione e controllo.

Per quanto riguarda le linee di influenza possono essere autoritarie (linee continue) e/o non autoritarie (linee tratteggiate).

In questo ambito, uno stile di influenza autoritario avrà sicuramente tra i vantaggi quello di sfruttare le competenze del vertice aziendale, di un maggior coordinamento e di una migliore rapidità di risposta, soprattutto, alle esigenze di cambiamento e innovazione in quanto ostacola lo sviluppo delle nuove conoscenze.

Altresì, tra gli svantaggi possiamo assistere ad un minore utilizzo delle informazioni locali e specifiche, ad un sovraccarico di lavoro del vertice, con conseguenze sulla velocità e qualità della risposta ed a problemi di partecipazione/motivazione e sviluppo delle persone, soprattutto, in presenza di esigenze di cambiamento e innovazione in quanto ostacola lo sviluppo delle nuove conoscenze.

Viceversa, uno stile di influenza partecipativo avrà il vantaggio di coinvolgere e responsabilizzare più membri per pervenire alle soluzioni e permette una maggiore analisi e approfondimento dei problemi. Tra gli svantaggi, senz’altro, la difficoltà di coordinamento dovuti a problemi di comunicazioni e distanze eccessive tra le unità che comporta ad un aumento dei costi di struttura, dovuto alla creazione di più posizioni manageriali, e anche fenomeni di scarico o di elusione delle responsabilità.

AUTORITARIA PER OBIETTIVI

PARTECIPATIVA PER OBIETTIVI

AUTORITARIA PER IMPROVVISAZIONE

PARTECIPATIVA PER IMPROVVISAZIONE

STILE DI DIREZIONE ADOTTATO

1.4. Definizione delle procedure operative

La definizione delle procedure operative riguarda la specificazione di norme di funzionamento e sono inerenti le attività di gestione e stabiliscono come le funzioni dovranno essere effettuate e precisano: come, che cosa, dove, quando e chi deve espletare determinati atti aziendali. La specificazione delle procedure è, più che un elemento strutturale dell’organizzazione, uno strumento di funzionamento del sistema aziendale.

Le norme di funzionamento possono essere di vario tipo e concernono: le procedure operative standard, le politiche aziendali e le regole.

In particolare, ai livelli organizzativi più bassi, si programma in dettaglio il comportamento degli individui e si programmano esattamente le azioni che dovranno essere eseguite in risposta a determinati stimoli interni (procedure operative standard); ai livelli organizzativi più elevati l‘organizzazione non è in grado di stabilire la condotta dei centri decisori (esiste discrezionalità).

L’alta direzione può, per indirizzare la discrezionalità verso il perseguimento degli obiettivi aziendali, emanare politiche che delineino l’orientamento e i limiti entro cui debbano dirigersi le delibere degli organi. Più precisamente, le politiche non precisano le soluzioni ai problemi, ma definiscono le linee guida da eseguire per risolvere tali problemi.

Infine, per guidare l’azione vengono individuate le regole che richiedono che una specifica azione venga posta in essere nel rispetto di una determinata situazione; nonostante sia correlata a una procedura la regola si distingue da esse poiché non specifica per lo svolgimento degli atti alcuna sequenza logica e temporale.


1.5. Creazione di un sistema informativo efficiente.

Per creare un efficiente sistema informativo è necessario definire le linee verticali, orizzontali e trasversali attraverso cui passano le informazioni che alimentano i processi di decisione, di esecuzione e di controllo compreso il feed-back. L’informazione è la fonte primaria degli atti decisori, esecutivi e di controllo. Il sistema informativo deve essere efficiente e indispensabile per adattare continuamente e convenientemente la condotta aziendale ai mutamenti dell’ambiente, per coordinare e avviare le procedure dei membri dell’organizzazione e per controllare che i comportamenti siano rispondenti agli interessi della società.


[1]GIANFRANCO ZANDA, Lineamenti di economia aziendale, Roma, Edizioni Kappa, 2006, pag.206.

[2]GIANFRANCO ZANDA, Op. Cit.

[3]GIANFRANCO ZANDA, Op. Cit.

©2018 by Come Posso Fare Per. Proudly created with Wix.com